Noch scheiden sich die Geister, ob eine digitale Belegprüfung eine Alternative zur klassischen Prüfung der Belege in Papierform sein kann. Die technischen Voraussetzungen liegen vielleicht bereits vor:
- Kontoumsätze eines Jahres als PDF. Diese sind meist über die Online-Banking-Portale problemlos abzurufen. Falls das nicht der Fall ist, müssten allerdings die Kontoauszüge manuell gescannt und gespeichert werden.
- Dateiordner mit den gescannten Rechnungen des betreffenden Jahres. Wenn die Rechnungen im laufenden Jahr nicht gescannt werden, dürfte auch hier der Aufwand zur Digitalisierung zu groß sein.
- Auswertungen und Listen aus dem Buchhaltungsprogramm im PDF-Format.
So könnten dem Rechnungsprüfer der Eigentümergemeinschaft alle notwendigen Unterlagen z. B. vorab digital zur Verfügung gestellt werden. Die persönliche Klärung offener Punkte und die Einsicht in Originalunterlagen sind selbstverständlich weiterhin möglich und wünschenswert.
Spätestens wenn die nächste Generation an den Belegprüfungen beteiligt ist, wird sich die digtiale Art der Belegprüfung sicher durchsetzen bzw. eine entsprechende Erwartungshaltung entstehen. Deshalb sollten Verwalter sich frühzeitig um eine entsprechende technische Umsetzung bemühen.